4 solutions pour faciliter le télétravail

Les récentes réformes du code du travail prévoient notamment l’assouplissement du recours au télétravail dans les entreprises. Qu’il soit occasionnel ou régulier, le « home office » est largement plébiscité par les salariés qui évitent ainsi les déplacements aux heures de pointe, réduisent leur exposition au stress tout en conciliant de manière plus souple vie professionnelle et personnelle. Côté chef d’entreprise, accéder aux demandes de télétravail permet de rendre les collaborateurs plus sereins et réduirait ainsi le taux d’absentéisme.
L’évolution des outils informatiques et de télécommunications représentent un facteur non négligeable dans le déploiement du télétravail. Voici quelques outils au service de la communication et de la productivité des salariés désireux de travailler depuis chez eux…

 

Office 365 ou le bureau à distance

Via Office 365, Microsoft propose aux entreprises des solutions complètes via le cloud (accès et stockage en ligne). Les licences ne s’achètent plus mais se louent et sont désormais associées à un utilisateur et non à une machine. En plus de la suite Office (Word, Excel, Power Point, Access…), Microsoft vous propose dans Office 365 plusieurs outils collaboratifs comme Exchange (messagerie professionnelle accessible en ligne), Skype entreprise pour les visioconférences et le chat, Share Point (outil collaboratif s’apparentant à un intranet) ou encore One Drive (espace de stockage) et Yammer (réseau social d’entreprise).
Vos collaborateurs disposent ainsi à domicile de tous les outils de bureautique et de communication, dans les mêmes conditions que s’ils étaient en entreprise.

L’IPBX : les communications unifiées au service de la mobilité

L’IPBX est une offre de téléphonie nouvelle génération pour entreprise, reposant sur la VOIP. Ses avantages pour le télétravail et la mobilité sont nombreux : renvoi d’appel et programmation de plages horaires de disponibilités pour vos collaborateurs en home office, interopérabilité avec différentes solutions comme Office 365 ou Sales Force, statistiques d’appels… Il offre en outre un chat et un système de web-conférence et permet, via une plate-forme, de professionnaliser la gestion des appels (notes explicatives, numéros locaux, écoute discrète). L’IPBX permet enfin aux responsables hiérarchiques de contrôler la productivité de leurs collaborateurs, qu’ils travaillent dans l’entreprise ou de chez eux.

Gérer l’agenda et planifier des réunions à distance

Entre les RTT, les congés et les travailleurs nomades et à temps partiel, la planification de réunions devient souvent un véritable casse-tête en entreprise.
• Un agenda partagé de type Google Agenda permet à vos collaborateurs de visualiser les disponibilités de leurs collègues ou de leur envoyer des invitations pour des réunions.
• L’outil Doodle permet de solliciter les participants à une réunion sous forme de sondage pour trouver le créneau horaire le plus adéquat.
Moreganise vous aide, comme Doodle, à planifier une réunion mais propose également d’autres outils complémentaires (enquête d’opinion, liste de tâche…).
Un salarié en home-office pourra d’ailleurs aisément assister aux réunions grâce aux solutions de webconférences évoquées précédemment.

Favoriser le travail collaboratif via des outils web

Il peut sembler difficile de fédérer une équipe autour d’un projet avec le télétravail. La mise en place d’outils collaboratifs en ligne offre une bonne alternative pour favoriser la communication et l’esprit d’équipe.
• Les cartes heuristiques comme XMind permettent à une équipe de synthétiser dans un document –et de manière très évolutive- les idées relatives à un projet, de prendre en note le compte-rendu d’une réunion voire même de réaliser un brainstorming à distance.
• Pour la gestion de projet, des outils comme Trello, MacroGantt ou Monday offrent des fonctionnalités de planification et de suivi de l’avancement.
• Enfin, l’application de prise de note Google Keep peut servir très simplement à créer des listes de tâches partagées ou se laisser des messages triés par dossiers entre collègues.

Outre la quête de la productivité, la mise en place d’outils adaptés à vos collaborateurs en demande de télétravail permet de garantir une continuité entre le bureau et la maison. Ces outils digitaux et de télécommunications abolissent finalement les distances pour rendre les salariés aussi performants à domicile qu’entre les murs de l’entreprise.

N’hésitez pas à nous consulter pour étudier le déploiement d’une solution de communications unifiée IPBX dans votre entreprise. Et parce que le télétravail ne doit pas ouvrir de brèche dans la sécurité informatique de votre activité, pensez aussi à la mise en place d’un VPN (virtual private network).

Leave a Reply

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>